Le 4ème et dernier épisode d’une série qui explore la vision de Tradeshift sur les prérequis d’une solution P2P agile et performante.
La mise en place d’un process procure to pay efficace est essentiel pour le succès de votre entreprise. Pete Loughlin, de la société Purchasing Insight, le dit, “Le process Purchase to Pay se trouve au cœur de l’ensemble des process qui permettent de servir nos clients plus efficacement. ”Il ne suffit pas de mettre en place une solution. Le succès du P2P dépend de la capacité de votre organisation à l’utiliser pour être agile et s’adapter à un environnement qui change rapidement. La souplesse est apportée par deux facteurs : 1) la rapidité, la dynamique d’adaptation, la souplesse et la réactivité ; et 2) un noyau stable d’automatisation et de normalisation. Il s’agit de trouver le juste équilibre entre les deux. Voulez-vous vraiment d’un système « Pas de PO, pas de Paiement », là où il n’y en a pas besoin ?
Ne vous contenez pas d’un logiciel de gestion des dépenses rigide et de process qui étouffent l’innovation et la communication, choisissez une technologie flexible et qui répond bien entendu aux besoins de votre entreprise, tout en assurant les contrôles et la conformité.
Plus précisément, quand on parle de Procure to Pay, nous avons relevé trois aspects qui créent de l’agilité et la croissance plutôt que de les freiner ou de jouer un simple rôle d’assistance :
- Une coopération directe et transparente
De la commande au paiement, votre équipe AP, vos fournisseurs, vos directeurs et employés doivent être capables de communiquer et de collaborer via un système regroupant tous les documents et processus. Plus d’e-mails, de fax, d’attentes et de surprises.
Résoudre les exceptions devrait être un jeu d’enfant. Un process complètement intégré devrait être la norme mais dans dans les cas où cela est impossible, les flux de transaction doivent rester simples à effectuer dans tous les cas et le traitement très rapide.
- Une boîte à idées mise à votre disposition
Les bons fournisseurs souhaitent que votre société soit prospère et vous suivent dans vos idées et vos innovations. Ils sont là pour comprendre les besoins de votre activité et pour vous accompagner dans le choix du bon produit ou du service adapté à vos besoins. Les systèmes de collaboration « procure to pay » comme ceux que propose Tradeshift assurent le dialogue entre les acheteurs et les fournisseurs, ils aident les fournisseurs à proposer la solution la plus appropriée. Le fournisseur devient ainsi un partenaire stratégique et grâce à l’augmentation de son engagement, vous obtenez des avantages uniques tels que : l’accès aux meilleurs employés de vos fournisseurs, les ressources nécessaires pour entretenir vos relations, l’obtention d’un accès privilégié aux dernières avancées technologiques de vos fournisseurs, l’obtention des conditions plus avantageuses, le partage des risques et la priorité sur les ressources ou les capacités de production en période de pénurie. Au global, un avantage stratégique et vital pour votre business.
- Vous êtes prêts à relever les défis et à saisir les opportunités qui jalonnent votre route
Au lieu d’investir dans des solutions multiples, pourquoi ne pas en choisir une qui bénéficie de retours enthousiastes de ses utilisateurs, qui apporte des avantages à vos fournisseurs et qui est ouverte et augmentée ? Ce que vous appelleriez le « tout en un ». Une plate-forme comme celle de Tradeshift offre des applications tierces pour vous permettre d’étendre vos process « procure to pay » selon leur évolution et de basculer vers une assistance permanente pour la feuille de route des produits et/ou services de votre entreprise.
Voici un résumé des points clés à observer dans une solution « procure to pay »innovante. Elle doit permettre :
- La maitrise d’un maximum de coûts
- Un business sans frontières sans pour autant sacrifier la conformité.
- Elle doit permettre également de rassembler tous vos fournisseurs sur une seule plateforme en un seul endroit
- Enfin, la collaboration avec vos fournisseurs doit être véritablement une source d’innovation et d’agilité et avoir une valeur ajoutée.
Ces points clés sont à retrouver en détail dans notre série des fondamentaux du Procure to Pay, en quatre parties :