Les processus Procure-to-Pay comportent plusieurs étapes complémentaires bien distinctes et des interlocuteurs eux aussi très différents. Aujourd’hui, après la crise sanitaire qui a mis en lumière l’obsolescence de certains procédés (factures papier, impossibilité de négocier rapidement des reports de paiement auprès de fournisseurs …), l’heure est à la fluidification et à la simplification.
Quels sont les enjeux à considérer en priorité, et pour quels bénéfices ?
Les enjeux prioritaires du processus P2P : simplification et fluidification
Au sein du processus P2P, il est nécessaire de simplifier et fluidifier des points encore trop complexes. Cela passe par la centralisation de certains achats, le traitement optimisé des factures et la traçabilité des transactions. Mais aussi, une place plus importante et plus formelle accordée aux fournisseurs, en encadrant la relation contractuelle par des outils et process.
- Simplifier et fluidifier les achats
La simplification doit commencer dès le début du processus P2P, avec une optimisation des commandes passées. Il faut rendre le flux de passation de commandes le plus simple possible, et permettre collaboration et traçabilité afin de générer des gains de productivité par la suite.
Mieux qualifier les achats, en simplifier certains et mettre en place des mesures et outils dédiés pour d’autres, est bien un des enjeux de simplification du processus P2P. En effet, les commandes ne sont pas de même nature, ni effectuées par les mêmes clients internes. Certains achats sont récurrents et peu complexes, d’autres nécessitent un benchmark préalable.
> Pour les achats simples, l’enjeu est d’aller vers l’automatisation de la transformation de la demande d’achat en commande, avec idéalement la centralisation de tous les catalogues fournisseurs.
> Pour les achats plus complexes ou immatériels (de type : prestation de conseil), l’enjeu est d’avoir un process ad hoc et une plateforme ou application dédiée, permettant à la fois le benchmarking et l’achat en lui-même.
- Simplifier la transmission des factures
L’un des principaux problèmes rencontrés, du point de vue des entreprises comme des fournisseurs, est le fait de ne pas savoir précisément ce que deviennent les factures après leur réception. La digitalisation de la facturation est donc un autre enjeu de taille, pour permettre aux entreprises de rapprocher systématiquement une facture d’une commande.
Un traitement beaucoup plus rapide des factures et leur digitalisation améliore la relation avec le fournisseur, car les entreprises lui offrent ainsi plus de transparence. De plus la loi de finances imposera à partir de 2023 aux entreprises soumises à la TVA d’envoyer leurs factures de façon électronique. La digitalisation de la facturation doit donc s’orchestrer dès maintenant dans les entreprises.
- Faire adhérer les fournisseurs
Les processus Procure-to-Pay étaient jusqu’à présent très orientés vers les clients, et très peu vers les fournisseurs. Aujourd’hui, il est nécessaire de déplacer ce curseur et d’enrôler massivement les fournisseurs, en leur permettant notamment d’avoir une meilleure traçabilité de leurs flux, profitant de la digitalisation.
Simplifier le P2P : pour quels avantages et quel type de ROI ?
> L’optimisation de tout le processus, avec la digitalisation des documents, qui arrivent en quelques secondes seulement dans les Systèmes d’Information.
> Un avantage financier, obtenu grâce coût de traitement moindre des documents digitalisés, contrairement aux documents papier.
> La réduction des erreurs : par exemple, l’utilisation de la RPA et de l’Intelligence Artificielle permet d’automatiser des tâches répétitives sans risque d’erreurs
> Un temps « humain » de meilleure qualité : le fait de choisir de digitaliser les factures dégage les collaborateurs de tâches à faible valeur ajoutée.
> La fidélisation des fournisseurs : simplifier le processus P2P apporte de la transparence, de la collaboration en temps réel et permet de réduire les délais de paiement, voire d’effectuer des paiements anticipés.
Digitaliser le processus P2P : les meilleures pratiques
- Opter pour une plateforme de type Marketplace
Adopter une solution très complexe, mais difficile à paramétrer, engendre de la perte de temps. En termes de gouvernance, cela oblige l’entreprise à investir sur un change management très chronophage. Au contraire, adopter une plateforme qui soit à la fois simple et riche en contenu et en fonctionnalités, tout en restant très souple et tournée vers l’utilisateur, permet un fort taux d’adoption.
« Dans le P2P, le procurement doit idéalement être « Amazon like ». Le client particulier, dans sa vie quotidienne, est habitué à utiliser des places de marché très simples pour faire ses achats. Il doit pouvoir retrouver la même fluidité sur une plate-forme de procurement. Non seulement cela permet une adoption rapide de l’outil, mais en plus ce type de plateforme permet d’avoir un aperçu global de tout le système de commande, de suivre leur historique, de générer automatiquement des recommandations… Et le choix de services et produits est très large, il peut être mis à jour de façon illimitée », explique Bruno Garrett, Team Leader France chez Tradeshift.
- Intégrer les fournisseurs de tous horizons dans le processus digitalisé
Il est important d’embarquer tous ses fournisseurs dans cette digitalisation, quelle que soit leur taille. Pour certains fournisseurs, de taille modeste, investir pour adhérer à une plateforme P2P mise en place par leurs clients n’est pas envisageable. Mais aujourd’hui, des offres gratuites existent ce qui n’est donc plus un frein à l’enrôlement et permet de les fidéliser.
- Automatiser certaines tâches pour en valoriser d’autres
L’automatisation permet de faire gagner du temps à de nombreux métiers sur certaines tâches chronophages comme la gestion de factures, pour consacrer plus de temps à l’analyse. Cela favorise la progression individuelle ainsi que la transversalité et participe à la transformation de la fonction comptable vers un rôle de business partnering interne.
- L’Intelligence Artificielle, pour une amélioration des processus en continu
L’Intelligence Artificielle peut apporter une vraie valeur ajoutée à tout le processus P2P. Par exemple, en utilisant toutes les données générées par les commandes antérieures pour effectuer des recommandations de plus en plus pertinentes et, en parallèle, faciliter la résolution de problèmes et diminuer aussi les risques de fraude. Cela nécessite d’accorder aussi du temps humain dédié à l’analyse des données.
La digitalisation est l’outil du changement des processus P2P, pour aller vers plus de fluidité et de simplicité. Tout le monde y gagne : acheteurs, fournisseurs et clients. Les entreprises doivent aussi miser sur une constante complémentarité des systèmes et des hommes, permettant d’améliorer les pratiques et la qualité des données qui circulent à chaque étape.