Les tableaux de bord de la performance P2P, souffrent encore d’indicateurs qui manquent de clarté, ne couvrent pas bien les besoins des différents utilisateurs (Achats,Finance, Transfo..) pour bien évaluer leur performance.
Trop disparates, incomplets en termes de KPIs, ils n’aident pas toujours à refléter la réalité en cas, par exemple, de défaut de paiement. L’enjeu est donc de définir clairement ces KPIs. Mais aussi, de pouvoir les exploiter facilement, au sein des outils avec, idéalement, un seul lieu de conception et de pilotage.
En premier lieu, c’est la qualification et la qualité des données qui sont déterminantes pour mener à bien la construction et l’utilisation des KPI existants et la mise en place de nouveaux KPI plus fins, plus adaptés, dans ces tableaux de bord.
Les grands enjeux du pilotage de la performance des processus P2P
- Une information incomplète et éparpillée
Le fait que les flux ne soient pas tous digitalisés et que les systèmes soient fragmentés crée une problématique de disponibilité et de fiabilité de l’information.
Un système unique entièrement digital, simplifierait le processus, car il impliquerait une seule méthodologie de récupération de la donnée et l’homogénéité de son traitement.
Mais pour l’heure, les prestataires ne proposent pas forcément ce type d’outils permettant de produire des statistiques et même la mise en place d’une solution unifiéee de P2P ne solutionne pas toute la question car certaines informations sont dans les ERP (Master data, données comptables, paiements…).
Ainsi, beaucoup d’acteurs de différents secteurs extraient les données issues du P2P et passent par de la BI pour sortir des indicateurs. Certaines entreprises ont du coup des cartographies très complexes, avec plusieurs ERP comptables.
Tous aimeraient avoir des outils d’aide à la décision plus simples, qui soient véritablement multi-critères. Par exemple, des outils qui, outre l’analyse des délais de paiement, remontent aux analyses causales autour de ces délais, et peuvent faire la corrélation avec des événements en amont (comme les conditions de réception d’une facture, le temps de traitement des litiges, le pourcentage des réceptions correctement réalisées…).
Les plateformes comme Tradeshift embarquent de l’analytique et permettent de tout tracer, y compris les transactions reçues par PDF ou par mails ainsi que la collaboration autour de ces documents (information qualitative, traitement des raisons des écarts..).
- Un besoin de centraliser pour pouvoir automatiser
Il est difficile d’avoir de l’information automatisée et en temps réel, en raison de la multiplicité des Systèmes d’Information, d’où l’utilité d’avoir une solution permettant de faire office de « centralisateur de flux » pour répondre efficacement et en temps réel aux problèmatiques de construction des tableaux de bord / KPI.
Idéalement, pour le bon traitement des factures, les acteurs aimeraient aussi améliorer le processus avec davantage d’automatisation. Mais cela implique d’avoir des données pertinentes, notamment via une dématérialisation complète des documents.
- Une dématérialisation pas encore effective
Selon les secteurs d’activité, cette dématérialisation n’est pas encore acquise. Les causes de retard de paiement sont souvent liées à la mauvaise réception des factures, et un certain pourcentage d’entre elles arrivent encore sous un format papier. Et pour celles qui sont dématérialisées, la date du mail n’est pas toujours celle de la facture ! Il y a donc encore du chemin à faire pour que le flux soit complètement transparent. La loi de finance 2023 devrait régler ce point.
- Penser le P2P au-delà de l’étape de la facture
Quand on aborde le P2P, on aborde systématiquement l’enjeu de la facturation. Mais le P2P va de la demande d’achat au paiement, il faut donc bien segmenter le P2P du début à la fin à en termes de process, ce qui permet de déterminer quels sont les bons KPIs sur chaque sous-process.
L’enjeu est alors de travailler en amont du processus : au moment de consolider les données sur les demandes d’achat, au moment de créer des fournisseurs, etc.
Au-delà de la construction de nouveaux KPIs pour les tableaux de bord, il y a un enjeu autour de l’utilisation de ces tableaux en termes de plan d’action. Les KPIs ne se suffisent pas à eux-mêmes : ils sont utiles si l’on peut mettre en place un plan d’action et d’amélioration continue ensuite. Il faut que le reporting soit au service de ce plan d’action, avec les bons indicateurs pour améliorer les process et arriver, par exemple à des niveaux très bas et « acceptables » de retard de paiement, même si le niveau idéal vers lequel tendre est bien entendu le « zéro retard ».
Des attentes fortes autour d’indicateurs plus précis, permettant des leviers d’action
Avec pour l’instant une vision très « macro », les métiers aimeraient pouvoir « zoomer » sur des éléments précis, en temps réel et mettre en place un plan d’action lorsque des ajustements ou des rectifications sont nécessaires. Il nous faut passer de la BI permettant de constater au « Process Mining » en temps réel permettant d’agir sur les causes rapidement. Par exemple, produire une fiche avec des indicateurs pour un fournisseur donné à un instant T, pour identifier les blocages (puis pouvoir rencontrer le fournisseur, affiner avec lui les causes de retard de paiement…). Ou encore, pouvoir comparer les bases client du prestataire et du fournisseur : avoir des clients communs permettrait d’augmenter le taux de dématérialisation des factures.
De manière générale, les entreprises aimeraient pouvoir mesurer et comprendre, à chaque étape du processus, quels sont les délais de traitement, et pouvoir ainsi travailler tous les KPIs.
Avoir un outil qui puisse s’adapter aux petits comme aux gros fournisseurs est aussi une attente forte : cela permettrait d’avoir un référentiel de qualité, dans lequel on pourrait passer d’un fournisseur à l’autre, avec toujours la même qualité d’informations et de données.
Pouvoir faire, par le biais d’un seul outil, des extractions sur des critères multiples, sur des KPIs plus fins mais aussi plus transversaux, est également attendu.
Enfin, le pilotage de ces KPIs est un vrai sujet : comment suivre l’évolution des indicateurs ? Comment les améliorer au fil du temps ? Quelle capacité de réaction ont les métiers pour agir et réagir à court terme ?
Les meilleures pratiques du pilotage de la performance des processus P2P
Les bonnes pratiques s’illustrent aujourd’hui dans le fait d’avoir des équipes dédiées au suivi des processus et à leur optimisation. Mais aussi, dans le soin apporté à la qualité des données, sur lesquelles reposent les améliorations futures.
Le suivi et la formation des équipes qui interviennent sur l’ensemble de ces process
Les entreprises peuvent mettre en place une équipe ou une cellule dédiée, pour tracker les défauts de paiement et les réduire. Un comité de pilotage se réunit à un rythme régulier, et tous les documents sont analysés sur leur taux de dématérialisation.
Certaines entreprises n’hésitent pas à compléter ce tracking par des tableaux de bord qui « pointent les mauvais payeurs », avec une incidence sur leurs indicateurs de performance. Elles peuvent s’appuyer par exemple sur un tableau à deux variables : le taux de factures échues et le taux de performance de paiement dans les délais. Ce procédé assez direct peut créer de l’émulation positive et mener à de vrais succès, avec beaucoup moins de retard de paiement. Par exemple, une entreprise est passé de 250 000 factures, à moins de 100 avec un retard de paiement en fin d’année !
Plus généralement, il est pertinent d’avoir des responsables de projets EDI et de dématérialisation.
Mettre en place une politique d’amélioration de la qualité des données
– Évangéliser les fournisseurs pour tendre vers le 100% dématérialisé !
– Le fournisseur est responsable de sa donnée. Mais pour qu’elle soit bien qualifiée, il faut lui fournir un portail. Si l’on veut par exemple vérifier et analyser le temps de traitement des problèmes rencontrés avec un fournisseur, il faut pouvoir recueillir la donnée adéquate.
– Utiliser un outil de process mining, pour analyser plus finement les processus d’une part, et comprendre d’où vient la « non qualité » de certains KPIs d’autre part. Aujourd’hui, l’indicateur le plus important est celui qui indique si la facture a été payée en temps et en heure. Quand ce n’est pas le cas, il faut pouvoir identifier les causes racines. Si les échanges et la communication avec les clients et fournisseurs sont clés, le process mining permet, grâce à la donnée, d’analyser en profondeur les processus, d’identifier les différentes variantes, et de remonter jusqu’aux causes racines.
– Il faut observer une régularité dans la production d’indicateurs récurrents et partager ces indicateurs avec les métiers et l’ensemble de la chaîne.
– Enfin, ne pas complexifier le flux avec trop de données. Un fort taux de rejet des factures intervient souvent quand trop d’éléments doivent y apparaître. Il est important d’identifier seulement quelques éléments-clés à mettre sur les factures. Si trop d’éléments sont demandés, cela augmente le taux de rejet et les KPIs seront moins bons.
Des règles à instaurer une fois pour toutes ?
– Gagner du temps sur le paiement de certaines factures. Par exemple, décider que toutes les petites factures sans numéros de commande et inférieures à un certain montant seront validées, par défaut.
– Bannir la réception sur la base de la date de la facture.
– Instaurer un paiement rapide par défaut : certains moyens de paiement permettent de régler les fournisseurs avec de l’avance, avec une prise de garantie par l’institution financière. Ainsi, les fournisseurs sont payés sous 3 jours !
Si les grands enjeux se situent autour de la dématérialisation des factures et de l’accès ininterrompu à des données de qualité, permettant de faire de l’analytique, on peut déjà se projeter pour la suite sur des KPIs de plus en plus qualitatifs, notamment autour de la satisfaction fournisseur. Les outils peuvent en effet aider à améliorer la relation avec les fournisseurs et contribuer, par la suite, à une possibilité de vraie collaboration et d’interaction avec les fournisseurs.
Pour l’heure, l’uniformisation des flux est cruciale et pour répondre à l’ensemble des besoins, une plateforme unique comme Tradeshift reste le type d’outil qui répond le mieux à cet enjeu.
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