La fraude à la facture fournisseur est actuellement une menace réelle pour les équipes de comptabilité fournisseurs du monde entier. Et les enjeux sont élevés. Il suffit que quelques factures frauduleuses passent à travers les mailles du filet pour que l’entreprise subisse des pertes de plusieurs milliers, voire millions de dollars.
Des études montrent que les petites et moyennes entreprises sont davantage exposées au risque de fraude à la facture. Environ 30 % de ces entreprises ne sont même pas conscientes du risque. Mais les géants du monde des affaires ne sont pas à l’abri non plus. Amazon, par exemple, a récemment été victime d’une fraude à la facture de 19 millions de dollars.
Le risque de fraude à la facture fournisseur étant plus élevé que jamais en raison des perturbations causées par la pandémie de COVID-19, il est important que les professionnels de la comptabilité fournisseurs soient conscients de ce danger et fassent tout leur possible pour s’en protéger.
Qu’est-ce que la fraude à la facture fournisseur ?
On entend par fraude à la facture fournisseur toute activité frauduleuse qui, comme vous l’avez deviné, tourne autour des factures fournisseurs. Elle se produit généralement lorsque des fraudeurs se font passer pour un fournisseur réel d’une entreprise et inciter la comptabilité fournisseurs à envoyer le paiement sur leur compte bancaire plutôt que sur celui du fournisseur.
Ces arnaques à la facture peuvent être plus ou moins sophistiquées. Par exemple, les fraudeurs peuvent simplement envoyer des fausses factures qui imitent celles d’un fournisseur dans l’espoir qu’elles soient payées par erreur. Cette méthode n’est pas particulièrement complexe, mais elle peut fonctionner si l’équipe de comptabilité fournisseurs est très occupée et confrontée à des délais serrés.
Une autre méthode, plus sophistiquée, consiste à pirater le système de messagerie électronique du fournisseur. Les faussaires peuvent alors créer et envoyer des factures à partir d’une adresse e-mail ou d’un compte légitime. Ces attaques sont difficiles à repérer par les équipes de comptabilité fournisseurs et peuvent conduire au paiement de nombreuses factures frauduleuses.
Les fraudeurs peuvent également se faire passer pour un fournisseur et demander que leurs coordonnées bancaires soient modifiées dans l’ERP. Du coup chaque facture légitime émise par le fournisseur sera payée sur les comptes des fraudeurs, au moins jusqu’à ce que le problème soit détecté.
Bien que les auteurs de fraudes aux factures fournisseurs soient généralement des tiers, le service de comptabilité fournisseurs doit également garder un œil sur ses fournisseurs habituels. Certains fournisseurs peu scrupuleux peuvent émettre rapidement deux factures pour le même bon de commande, par exemple, dans l’espoir que le service comptabilité fournisseurs les paie deux fois.
Dix façons d’atténuer le risque de fraude sur les factures fournisseurs
Les fraudeurs cherchant à duper les équipes de comptabilité fournisseurs par tous les moyens possibles, ces dernières doivent s’assurer qu’elles disposent des bons processus et outils pour les arrêter le plus en amont possible.
Voici dix actions que toute équipe de comptabilité fournisseurs peut mettre en oeuvre pour réduire le risque d’être victime d’une fraude à la facture fournisseur :
1. Examiner minutieusement chaque facture
La plupart des équipes de comptabilité fournisseurs sont surchargées et ont du mal à garder la tête hors de l’eau, mais cela ne devrait pas les empêcher de vérifier avec précision chaque facture à approuver. Notamment porter une attention particulière au nom des fournisseurs, aux coordonnées, aux numéros de facture, au montant facturé, aux numéros de compte et aux coordonnées bancaires.
2. Faire systématiquement un triple rapprochement
Rapprocher la facture du bon de commande est un excellent moyen pour les équipes de comptabilité fournisseurs d’arrêter de payer des factures illégitimes. Même si cette méthode n’est pas infaillible, il est très improbable que les fraudeurs falsifient les trois documents.
3. Vérifier les modifications apportées aux paiements
Les équipes de comptabilité fournisseurs ne doivent jamais modifier les détails de paiement d’un fournisseur à partir d’un seul appel téléphonique. Elles doivent mettre en place un processus en plusieurs étapes pour valider la demande : Demander une confirmation par e-mail et vérifier par un appel téléphonique.
4. Identifier les comportements inhabituels
La plupart des transactions B2B suivent un modèle. Par exemple, certains fournisseurs émettent un certain nombre de factures par mois. D’autres émettent toujours des factures d’un certain montant. Si un fournisseur émet soudainement trois fois plus de factures que d’habitude, ou si ces factures sont d’un montant anormalement élevé, les équipes doivent donc vérifier ces factures par un appel téléphonique.
5. Vérifier les états fournisseurs
Les équipes de comptabilité fournisseurs doivent toujours vérifier les états fournisseurs lorsqu’ils arrivent. Elles peuvent ainsi s’assurer que tous les paiements ont été effectués correctement. C’est aussi un bon point de référence si un fournisseur réclame le paiement d’une facture que la comptabilité fournisseurs a déjà payée.
6. Porter une attention particulière aux montants élevés
Les montants élevés doivent toujours faire l’objet d’une attention particulière. Avant de payer, le service de comptabilité fournisseurs doit vérifier avec le fournisseur qu’il crédite le bon compte.
7. Envoyer une confirmation de paiement aux fournisseurs
Les équipes de comptabilité fournisseurs doivent toujours informer leurs contacts de leur paiement. De cette façon, le fournisseur peut vérifier si le paiement a été réalisé sur son compte ou s’il y a des problèmes à régler.
8. Réconcilier les paiements régulièrement
Les équipes de comptabilité fournisseurs doivent régulièrement réconcilier leurs paiements en alignant les dépenses sur le budget et en repérant toute irrégularité.
9. Ne pas laisser les factures s’amonceler
Le traitement rapide des factures est essentiel pour empêcher les factures frauduleuses de passer entre les mailles du filet. En effet, une fois les factures accumulées, il faut souvent se précipiter et leur accorder moins d’attention.
10. Ne pas faire d’exceptions
Lorsqu’un fournisseur demande un paiement immédiat, il peut être tentant d’adapter le processus pour le satisfaire. Les équipes de comptabilité fournisseurs ne devraient jamais faire ça. Elles devraient plutôt expliquer au fournisseur qu’elles traiteront sa facture le plus rapidement possible et suivront leur processus standard.
Il est temps pour la comptabilité fournisseurs de déployer la technologie pour la détection de fraude.
Même en suivant toutes ces étapes, il y a toujours un risque que les fraudeurs passent à travers les mailles du filet. Surtout lorsque les comptes fournisseurs utilisent des processus papiers et manuels.
Il est donc plus important que jamais que les équipes de comptabilité fournisseurs abandonnent le papier et commencent à travailler avec leurs fournisseurs de manière numérique. Ce faisant, ils peuvent commencer à déployer la facturation électronique pour soulager vos équipes de comptabilité fournisseurs du traitement manuel. Ajoutez enfin une technologie de prévention de fraude pour les soutenir dans leur lutte contre la fraude et faire économiser à leur entreprise des milliers de dollars de revenus perdus.