P2P : vers une gouvernance agile et une simplification des process

Le P2P rapproche les directions Finance et Achats dans des logiques nouvelles d’échanges et de gouvernance commune. Ces fonctions doivent s’accorder et porter toute leur attention sur la réussite du processus P2P. Longtemps focalisées sur les fonctionnalités, les solutions P2P sont maintenant davantage centrées sur les interfaces utilisateurs. Celles-ci doivent alors être les plus simples et fluides possibles. En temps de crise ou de transformation majeure notamment, une posture agile s’avère nécessaire, tant du point de vue des outils que de la gouvernance. 

Une gouvernance dédiée à l’utilisateur « User Centric »

La gouvernance du P2P doit œuvrer en faveur de la fluidité tout au long du processus, notamment du point de vue de l’expérience utilisateur. Au-delà des fonctionnalités, ce sont les usages et les besoins de l’utilisateur qui doivent être au centre des orientations pour garantir le succès de la démarche.

Il faut se rappeler qu’au sein d’une organisation, 20% de l’effectif sera amené à poster au moins une fois une demande d’achat ! Les technologies utilisées et les processus suivis doivent donc être adaptés à tous les types de profils, en complément des équipes Achats et Finance. 


Aussi P2P ne rime pas avec complexité, et la digitalisation n’est plus une option.

Les solutions SAAS s’imposent avec des workflows simples, pour éviter les circuits de validation complexes. Enfin, la gouvernance du processus P2P doit s’orchestrer dans une logique d’agilité pour fluidifier et rendre accessible, tout en suivant le rythme des solutions technologiques qui évoluent très rapidement.

Des processus clairs, simples et efficaces

L’efficience du P2P nécessite un raccourcissement des circuits de validation et une plus grande transparence des dépenses engagées. C’est ici que se joue la complémentarité entre les directions Finance et Achats, fondamentale pour assurer le succès de ces processus efficients et peu onéreux. 

Si les solutions P2P semblent plus économiques en termes d’investissement, il faut pouvoir démontrer leur rentabilité au quotidien, ainsi que la promesse de leur conformité. Catalogues et contrats négociés par les Achats, respect des politiques de commande, workflows de validation… ce retour sur investissement repose sur une gouvernance structurée et des processus simplifiés. 

Quelle gouvernance en temps de crise ? 

La crise du Covid-19 a été un véritable « stress test » des systèmes P2P en place, et donc de leur gouvernance. Les entreprises ont dû mettre de côté toute forme d’insouciance en se confrontant à la nécessité d’adopter des processus plus harmonisés et plus rigoureux. Par exemple, sur le traitement des factures et l’approbation des paiements, qui nécessitent d’unifier rapidement les processus de validation. Ou encore, sur toutes les questions liées à la digitalisation des factures : l’impossibilité d’établir et de recevoir des factures papier a accéléré la transmission de factures digitalisées

Cette crise a aussi précipité la nécessité d’enrôler rapidement les fournisseurs. Le suivi des fournisseurs stratégiques et de leur capacité à pouvoir rebondir est crucial, de même que la visibilité sur l’ensemble de la supply chain

Dans ce type de configuration, une gouvernance à la fois aguerrie en cas de difficultés potentielles et souple dans les modalités d’échange est un vecteur-clé de bonne gestion de la crise, au-delà de la maturité technologique et des outils.

Focus : Simplifier le circuit de validation et nourrir l’analyse des données avec Tradeshift Go 

Avec son système de carte de paiement virtuelle et son fonctionnement collaboratif sur une interface très simple d’utilisation, Tradeshift Go facilite tous les process liés aux dépenses. Il permet d’éviter les notes de frais et de contrôler ces dépenses via un workflow très simple à mettre en place. Avec une visibilité totale en temps réel des approbations et des achats effectués ou en cours, Tradeshift Go centralise les sommes dépensées via un relevé unique de carte de crédit et permet du même coup d’alimenter en temps réel la base de données de dépenses pour une analyse plus fine et plus réaliste.

Demain, la disparition de la commande ?  

Dans une logique plus prospective, on peut imaginer des solutions de type marketplaces qui anticiperont les besoins en achats, en délivrant les commandes sans que celles-ci aient besoin d’être passées. Dans un futur peut être pas si lointain, charge alors à l’entreprise de les accepter ou non.

Car il sera à terme moins cher et moins fastidieux de gérer des flux de retours de commandes que de gérer le process de validation dans son ensemble.

Les outils s’adapteront assez naturellement à ce nouveau mode de commande, et cela nécessitera, encore une fois, de repenser les modes de gouvernance !


Pour approfondir le sujet et entendre le témoignage de Dominique Defache, Responsable Département Comptabilité Finance chez la Française des Jeux, nous vous invitions à visionner notre webinar à la demande P2P, les modèles de gouvernance en temps de COVID-19

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