La crise a accéléré la transformation digitale. Certaines entreprises très impactées ont gelé leurs budgets de digitalisation. Certaines en revanche n’ont pas eu d’autre choix que de plonger dans le grand bain et d’accélérer des projets déjà initiés. 

Le travail à distance généralisé, l’impossibilité de travailler hors du bureau pour certains métiers, ont mis l’accent sur un besoin d’outils beaucoup plus collaboratifs, aidant aussi à une plus grande prise de responsabilité de la part des métiers, tout au long du processus P2P. Et avec la disparition des échanges informels, la nécessité d’avoir des solutions intuitives et simples est d’autant plus forte. 

Certains outils historiquement en place, même performants, sont souvent lourds, ce qui ne facilite pas leur adoption. Un processus P2P optimisé passe au contraire par une adhésion totale de l’ensemble des différentes parties prenantes, internes et externes, de l’entreprise. Cela s’illustre avec des plateformes collaboratives accessibles, souples, centrées sur l’utilisateur, en rendant son expérience plus simple et plus conviviale. 

Longtemps focalisées sur les fonctionnalités, les solutions P2P sont maintenant davantage centrées sur les interfaces utilisateurs. En effet, elles sont utilisées par des utilisateurs aux profils, aux besoins et aux attentes différents en fonction des étapes. 

Comment ces solutions P2P se focalisent-elles sur l’utilisateur, tout en étant performantes sur les exigences métier ? 

La simplification des processus

La grande tendance est de simplifier les processus et les workflows de validation, dès l’amont de l’acte d’achat. Au travers d’une solution P2P, l’utilisateur doit pouvoir discuter aisément avec ses fournisseurs, donner son approbation ou non sur un litige, générer un document administratif directement depuis la plateforme en quelques clics, sans qu’une tâche supplémentaire soit créée du côté des prescripteurs ou des fournisseurs. 

Souple, simple, autant qu’une Marketplace BtoC

Aujourd’hui, loin des anciens modèles, ce sont plutôt les outils au format Marketplace, très « user friendly » semblables aux plateformes e-commerce grand public, qui suscitent l’adhésion. Visibilité du catalogue, simplification du processus d’achat, visibilité sur des notations de fournisseurs… Leur usage est aussi intuitif que sur les marketplaces les plus connues. 

Bonne pratique : Animer l’utilisation de la solution P2P Pour une bonne adoption de l’outil, il est important que l’utilisateur puisse savoir rapidement comment s’en servir : Grâce à son caractère intuitif, son design centré sur l’utilisateur | Grâce à des informations accessibles à tout moment : des vidéos explicatives, tutoriels, présentant de façon ludique tous les avantages. de l’outil et ses fonctionnalités. | Beaucoup de données sont mises à disposition des utilisateurs dans une solution P2P, il est donc important de les hiérarchiser, d’en permettre une visualisation dynamique et qui « raconte une histoire ».

Engager les fournisseurs 

Dans une démarche « user centric », l’expérience utilisateur est aussi celle des fournisseurs. Les engager pour un meilleur référencement et un meilleur suivi est primordial. 

La simplicité de l’onboarding dépend du secteur d’activité et de la taille des fournisseurs. Certains fournisseurs sont peu digitalisés. Au contraire, d’autres ont déjà leur propre plateforme, de laquelle il sera difficile de les faire sortir afin qu’ils intègrent celle de leurs clients.  

Bonne pratique : collaborer sans sortir de sa plateforme  Pour ce cas particulier de fournisseurs ayant leur propre plateforme, on peut faire appel à des outils tels que la RPA. Ainsi, un utilisateur a couplé de la RPA à la solution Tradeshift, pour aller récupérer directement les factures sur les différents portails de ses fournisseurs.

Les entreprises peuvent aussi mettre en place une équipe dédiée qui s’occupe de l’onboarding des fournisseurs. Comme pour les autres utilisateurs internes, cette intégration peut aussi inclure des outils de présentation, de tutoriels ou encore de vidéo, directement sur la plateforme, pour faire adopter plus facilement l’outil.

Répondre à des attentes de ROI 

Un investissement dans un projet digital doit pouvoir démontrer son retour sur investissement. Pour certains projets digitaux s’inscrivant dans une transformation d’envergure, ce ROI semble parfois difficilement mesurable à court terme. Comment convaincre les entreprises d’investir sur de l’immatériel ? En allant à l’essentiel !

Bonne pratique : Mettre en place dans un premier temps des projets « Quick win ». Certains projets de digitalisation peuvent représenter un gain de temps concret pour les équipes, et apporter un gain de productivité et un ROI mesurable immédiatement : automatisation, utilisation de l’intelligence artificielle, réduction du cout de traitement des factures, optimisation des rapprochements, mise en place de paiements anticipés… 

Prévenir les risques

Dans la même logique que la recherche de ROI, les aspects de risk management sont incontournables, surtout dans le cadre d’un projet d’envergure. Les solutions P2P permettent de respecter ces contraintes tout en apportant des réponses rapides, avec : 

– L’automatisation de certains processus. Par exemple, en rendant sa plateforme collaborative mandataire de facturation : la solution P2P reconnaît les factures, les enregistre et les archive, ce qui réduit le risque d’erreurs. 

– La multiplication des critères d’identification de risque fournisseur. Afin de prévenir et identifier les risques, il est préférable de bien connaître l’écosystème de ses fournisseurs. Certaines entreprises ont, au sein de leurs équipes, des experts des technologies utilisées chez les fournisseurs : en comprenant mieux les outils de ces partenaires externes, on peut mieux les qualifier et les prévenir.

Bonne pratique : Avoir un outil de pilotage de tous ses fournisseurs, regroupant de nombreux indicateurs et un suivi journalier, ce qui permet d’identifier les risques potentiels mais aussi d’aider les fournisseurs qui seraient en situation critique.

Avec l’évolution des métiers des achats et de la finance et les nouveaux modes de travail imposés par la crise sanitaire, la tendance des solutions P2P est plus que jamais à la simplification, couplée à davantage de convivialité, pour susciter un taux d’adoption fort.  Dans un contexte où chaque métier doit faire preuve de plus d’autonomie, de capacités d’adaptation et de souplesse, les solutions P2P doivent aider à fluidifier un quotidien exigeant et incertain, ponctué de contraintes réglementaires plus strictes.