Le second épisode d’une série de 4 articles qui explore la vision de Tradeshift sur les prérequis d’une solution P2P agile et performante.
La conformité est au cœur des fonctions de financement et d’approvisionnement. Une exécution imprécise est préjudiciable à l’entreprise. Une non-conformité expose les entreprises aux trois grandes catégories de risque que sont les risques réglementaires, concurrentiels et commerciaux.
Un examen attentif de la nature des chaînes d’approvisionnement et celle des grands logiciels P2P d’entreprise, d’un point de vue global, vous permettra de comprendre qu’il est essentiel que les mesures et les contrôles de conformité soient au coeur des outils et process. Nous explorerons cela dans la seconde partie de notre série d’articles sur « les piliers du P2P », concernant les éléments majeurs d’une solution complète procure-to-pay.
Dans la première partie de cette série d’articles, nous avons évoqué la nécessité de contrôler 100 % des dépenses ainsi que les propositions de Tradeshift pour y parvenir. Dans les parties trois et quatre, nous traiterons des problématiques d’adoption et des impératifs en matière d’innovation et de réactivité des solutions.
Une conformité mondiale partout où vous opérez
Aussi surprenant que cela puisse paraître, la conformité au niveau mondial est loin d’être une réalité pour la plupart des sociétés répertoriées au classement Fortune 500. Par exemple, plusieurs services financiers ignorent encore que la Chine a lancé la plus grande réforme de l’impôt des sociétés en une génération, en évoluant vers un modèle proche de la TVA. Alors que cette réforme entrera en vigueur en 2017, la plupart des entreprises travaillant avec la Chine n’y sont absolument pas préparées.
Seules deux solutions dans le monde répondent en tous points aux exigences de cette réforme, la solution P2P de Tradeshift en fait partie. Elaborée pour être en conformité avec les exigences de la Chine, elle est également parfaite pour les autres pays dans lesquels nos clients sont présents.
La solution P2P de Tradeshift a pour mission principale de vous éviter tout risque d’audit et de pénalités et de réduire la durée de traitement de vos factures électroniques. Elle permet au dirigeant de travailler sereinement tout en offrant aux services d’approvisionnement et aux services comptables la possibilité de réaffecter des ressources à des projets plus stratégiques. Son but : mettre en place une conformité locale avec une approche globale.
Une collaboration parfaite en temps réel
Tradeshift possède la solution P2P la plus collaborative du marché actuel. Le terme de « collaboration » est particulièrement pertinent avec les débats autour de la conformité puisque les caractéristiques de collaboration de Tradeshift reposent principalement sur la mise en place d’une communication avec les fournisseurs au sein même du système.
Les communications hors système entre vos utilisateurs et vos fournisseurs créent un environnement non conforme. Afin d’éviter cela, la solution de Tradeshift répond aux attentes de vos utilisateurs en tant que consommateurs : elle s’avèrera indispensable à leurs yeux.
Notre solution collaborative n’est pas seulement d’un accès facile et intuitif, elle améliore également la conformité puisque tous les messages sont enregistrés tels quels, assurant ainsi une véritable visibilité de l’historique du document.
Le respect des délais et la rapidité de mise en œuvre de la transaction entraînent ainsi des gains de productivité supplémentaires.
Une protection sans failles de tous vos process
Grâce au pare-feu de Tradeshift, vous pouvez bloquer les factures non conformes aux règles préétablies par vos soins. Pour la plupart des fournisseurs, vous allez probablement choisir d’accepter 100 % des factures. Cependant, pour certains cas isolés et certains fournisseurs stratégiques, vous avez la possibilité d’ajuster les paramètres en fonction du niveau d’écart autorisé.
Les fonctionnalités de validation des documents protègent les services comptables des factures non conformes, susceptibles de les ralentir dans le traitement, en comparant les champs avec les données correctes et en les validant par rapport aux paramètres personnalisés mentionnés ci-dessus. Le système empêche les fournisseurs d’envoyer des factures avec des erreurs, permettant ainsi de les alerter lorsqu’il s’agit d’une facture spéciale avant même de l’envoyer.
Miser sur l’excellence de la conformité est nécessaire mais c’est du tout ou rien. C’est un des fondements d’une solution « procure-to-pay » réussie car la fonction est essentielle pour le service comptable. Ainsi, la conformité ou compliance est le deuxième des quatre piliers du P2P.
Rendez-vous sur notre site où vous pourrez découvrir la partie 3 de cette série d’articles. Et n’hésitez pas à consulter ci-dessous notre rubrique « Vue d’ensemble » pour plus d’informations.