Chaque fournisseur fonctionne à sa façon. Des équipes utilisant des processus différents auront des besoins différents, et vous devrez gérer vos fournisseurs de manière spécifique pour que la relation soit fructueuse. La seule chose qui ne change pas, c’est que, quel que soit le fournisseur, le processus d’enrôlement fournisseurs doit être complet et simple. Une checklist de vérification, consultable tout au long du processus, permet de garantir la cohérence de l’expérience d’enrôlement. Même si chaque cas spécifique peut nécessiter quelques modifications, ce guide général vous assurera de suivre les meilleures pratiques et de commencer vos relations avec vos fournisseurs sur de bonnes bases. 

Étape 1 : Évaluation

Pour qu’une relation soit positive, les deux parties doivent auparavant s’évaluer avec minutie. Connaître les antécédents ainsi que les historiques financiers et de conformité de votre partenaire vous aidera à savoir si un partenariat sera bénéfique. Vous voulez être sur que vos partenaires commerciaux sont fiables et qu’ils pourront répondre à vos besoins spécifiques. Dès le début de l’évaluation de vos fournisseurs, veillez à effectuer les actions suivantes :

• Vérifier les antécédents des fournisseurs
• Examiner les informations pertinentes pour la pérennité de l’entreprise
• Évaluer leur historique de crédit ou leurs états financiers
• Vérifier l’historique de conformité avec les réglementations sectorielles et les législations locales.
• Élaborer un code d’éthique qu’ils signeront

Étape 2 : Attentes et approbations des fournisseurs

Vous avez évalué vos fournisseurs et décidé qu’un partenariat serait bénéfique. Il s’agit désormais de négocier vos besoins spécifiques. À ce stade, vous et vos fournisseurs devez communiquer de manière transparente sur vos attentes. Cette communication directe permet de gérer les attentes et d’accroître la responsabilisation dans le processus. Toutes les parties doivent bien comprendre les responsabilités de chacun. Elles doivent définir les processus d’approbations et les interlocuteurs de référence. Une liste générale d’informations à collecter comprend les éléments suivants :

Remarque : il s’agit d’une base de référence ; votre secteur spécifique peut nécessiter des conditions et des approbations supplémentaires.

• Volumes envisagés
• Délais d’approvisionnement
• Processus et conditions de passation de commandes
• Grilles tarifaires
• Conditions de paiement ou de crédit
• Modalités de livraison
• Formations requises

Comme nous l’avons dit précédemment, votre checklist d’enrôlement peut être spécifique et ainsi sembler différente ou avoir des besoins particuliers. Dans certains cas, vos fournisseurs exigeront un processus d’approbation et de conditions plus poussé. Pour ces fournisseurs à plus forte valeur ajoutée ou stratégiques, prévoyez d’ajouter des points supplémentaires à votre checklist. Si votre liste est précise, envisagez d’affecter un collaborateur pour guider votre fournisseur tout au long du processus. 

Étape 3 : collecte des données et informations sur les fournisseurs

Pour réussir, vos fournisseurs ont besoin d’une plateforme centrale où ils peuvent saisir et conserver leurs données. Un portail en ligne offre l’accessibilité et l’efficacité dont les entreprises ont besoin pour stocker leurs données dans le monde moderne d’aujourd’hui. En permettant aux fournisseurs d’accéder à un espace où ils rentrent eux-mêmes leurs données, vous pouvez accélérer le processus d’enrôlement. Cela permet également à toutes les parties de savoir où les informations sont stockées, améliorant ainsi l’organisation globale. Les informations que vous recueillez auprès de vos fournisseurs doivent être utiles et détaillées. Les renseignements principaux à collecter sont les suivants : 

• Noms, e-mails et coordonnées
• Documentation des licences requises
• Toute autre information sur les fournisseurs et leurs fonctions

Qui doit accéder aux informations fournisseurs ?

Toute personne impliquée dans le processus doit y avoir accès. Toutes les parties prenantes doivent connaître l’historique de conformité et les interlocuteurs. À moins que les informations sur vos fournisseurs ne soient très confidentielles, ou que les fournisseurs en question soient des partenaires stratégiques, vous devez communiquer toutes les informations de manière transparente et précise. Une communication de bonne foi démarrera votre processus d’enrôlement sur de bonnes bases. Pour un processus d’approvisionnement réussi, veillez à dispenser les formations nécessaires et à répondre aux questions en suspens. Les personnes autorisées à fournir un accès aux informations sont les suivantes : 

• Les gestionnaires de comptes fournisseurs
• Le personnel des achats
• Les gestionnaires d’entrepôts
• Tous les autres services concernés

Conseil de pro : incluez vos questions les plus fréquemment posées dans un FAQ pour des formations à venir et faites évoluer vos directives initiales lors de mises à jour périodiques. 

Votre processus d’enrôlement fournisseurs est la première étape de votre partenariat avec un fournisseur. C’est important de créer une expérience positive pour vous et vos fournisseurs. Des partenariats solides commencent par des attentes claires et une communication de bonne foi. En suivant cette checklist, vous piloterez votre enrôlement fournisseurs avec toute la rigueur requise. Tradeshift contribue à renforcer les relations avec les fournisseurs par le biais de Tradeshift Engage. Grâce à notre logiciel personnalisable, les fournisseurs peuvent voir aisément les avantages dès le premier jour.

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