Le processus P2P comporte de nombreuses étapes dont certaines peuvent être de véritables points de blocages, comme la réception, la reconnaissance et le paiement de la facture. Pour résoudre ces difficultés, les utilisateurs témoignent de leurs bonnes pratiques et Tradeshift propose une Marketplace BtoB, pour monter encore d’un cran dans la simplification du process, sans perdre en contrôle et en conformité. 

Les enjeux prioritaires des processus P2P : la facture au centre des préoccupations 

De la commande au paiement, les utilisateurs rencontrent des écueils et des pertes d’efficacité à plusieurs étapes du processus P2P. Ces dysfonctionnements démarrent dès la commande et se répercutent jusqu’à la réception de la facture.

Les difficultés se concentrent principalement sur : 

• Une mauvaise réception de la facture 

Envoyée au mauvais interlocuteur, la facture est noyée dans la masse des échanges. Et envoyée au format papier, elle peut être facilement perdue.

• Une impossibilité de rapprocher la facture d’une commande 

Même transmise à la bonne personne, la facture est impossible à rattacher à une commande identifiée. En effet, beaucoup de factures sont générées sans commande préalable, ce qui nécessite de faire des rapprochements manuels à la fois chronophages et sources d’erreurs potentielles. Au final, le taux d’accrochage est faible.

• Des exigences de conformité trop complexes 

Les données devant apparaître dans la facture sont trop nombreuses, ce qui bloque celles ne répondant pas parfaitement à tous les critères demandés. Cela engendre une perte de temps, bien que le processus soit très cadré. 

Tous ces dysfonctionnements influent sur les délais de paiement des factures.  

De manière plus transversale, à chaque étape du processus, on note aussi : 

• L’utilisation d’ERP différents 

Dans plusieurs entités d’un même groupe ou d’une entreprise (par exemple, à l’international).

• Une automatisation… pas automatique 

En raison d’habitudes ancrées, de réticences au changement et à l’adoption de nouveaux outils au sein de l’entreprise, il est difficile de faire adhérer toutes les équipes à l’automatisation de certaines tâches, ce qui ralentit aussi les process.

• Une qualité des données aléatoire

La qualité des données est souvent inégale : elle est pourtant essentielle pour une relation fluide avec ses fournisseurs et un référentiel efficient.

• Une dématérialisation encore en chemin 

Le taux de dématérialisation n’est pas encore optimal, bien que l’horizon 2023 et l’obligation d’envoyer les factures par voie électronique approche à grands pas. 

Dématérialiser et simplifier sont des étapes incontournables et complémentaires du processus P2P. Mais comment réussir à simplifier ce processus, sans devoir le remettre entièrement en question, mais au contraire, en l’optimisant ?

Simplification du processus P2P : les meilleures pratiques pour gagner en efficacité

Certaines entreprises arrivent à atteindre de bons résultats en termes de délais de paiement des factures. On peut retenir certaines bonnes pratiques actuelles, permettant de simplifier le processus. 

• « No Purchase Order, no pay ? » Oui, mais dans de bonnes conditions ! 

Certaines entreprises refusent les factures sans bon de commande et les renvoient au fournisseur. Afin de ne plus rencontrer ce genre de problème, il est fondamental que le fournisseur et l’engageur de dépenses soient au même niveau d’information. On peut aussi rendre le fournisseur « ambassadeur » de la bonne pratique : 

• Une loi d’octobre 2019 dit que la donnée mentionnant la commande est obligatoire sur la facture, si elle a bien été portée auparavant à la connaissance du fournisseur. 
• De plus, avec le rejet de la facture sans commande, le fournisseur va échanger avec l’engageur de dépenses pour obtenir rapidement de l’information au sujet de son paiement. Si ces demandes sont trop récurrentes, le fournisseur va contribuer, par sa demande, à généraliser la facture avec un bon de commande. 
• On peut aussi choisir de partager en interne les KPI’s de factures sans bon de commande, pour souligner les écueils et encourager les bonnes pratiques. 

Pas de facture sans commande ? On note que cette règle n’est pas toujours applicable dans certains cas exceptionnels, on peut alors prévoir une liste restreinte d’approbation de factures sans commande préalable. 

• Simplifier les chaînes de validation et les processus

Quelques actions permettent de faciliter la validation, au cœur d’un processus déjà suffisamment complexe : 

• Transformer automatiquement la demande d’achat validée en commande.
• Généraliser et enrichir les catalogues, pour éviter les achats sauvages et non sourcés.
• Prévoir une liste restreinte d’approbation de factures sans commande préalable, pour certains achats.
• Mettre en place une carte d’achat virtuelle, pour les achats d’un faible montant défini à l’avance, avec une approbation en amont du manager qui fait du coup office de bon de commande.
• Alléger la demande d’éléments présents sur les factures : 

Sur un cheminement de « Test and Learn », on peut redéfinir ce qui est arbitraire – ou moins prioritaire – au sujet des éléments demandés dans les factures. L’idée est de demander moins d’informations, pour que les factures soient validées plus rapidement, quitte à y ajouter des éléments par la suite.

• Laisser le choix du format de dématérialisation 

On peut laisser le choix dans la procédure d’envoi de factures dématérialisées : plutôt qu’un seul système unique auquel les fournisseurs devront s’adapter, on peut leur offrir plusieurs possibilités :  EDI, ou encore la possibilité d’envoyer les factures en PDF. 

• Une entreprise a mis en place la possibilité pour les fournisseurs d’envoyer leurs factures soit en spécifiant le numéro de commande, soit en remplissant directement un template  envoyé par le prescripteur, construit pour que le système le reconnaisse sans intervention manuelle. Cela permet une mise en paiement automatisée : le template remplace alors le bon de commande. 

Enfin, parmi les possibilités de dématérialisation, les Marketplaces gagnent du terrain, en raison de leur fiabilité et de leur simplicité d’utilisation. 

La Marketplace B2B : « the place to be », pour un processus P2P simplifié

Un certain nombre de points problématiques peuvent être améliorées avec l’utilisation d’une Marketplace BtoB. Une Marketplace s’adapte facilement à l’existant, et permet un usage centré sur l’utilisateur.  Tradeshift et IBM ont travaillé ensemble sur une Marketplace B2B centrée sur l’acheteur, issu de tous les métiers. 

« La Marketplace est un outil intuitif, sur le modèle des meilleurs sites de BtoC »

Bruno Garrett, Account executive chez Tradeshift

Une Marketplace peut être envisagée sous deux angles : 

• interfacée avec le système client existant 
• Utilisée seule. Dans ce cas, la Marketplace devient le fournisseur unique du client puisqu’elle agrège elle-même tous les fournisseurs. Avantage non négligeable : cela réduit les masterdata à maintenir dans la base de données du client, et donc une charge de travail importante.
  

« Les Markeplace permettent d’accélérer la dématérialisation, de réduire la charge et de gagner en productivité tout au long du processus P2P.» 

 Frédéric Fayol, Procurement Practice Leader France chez IBM 

Il est possible de mettre de place une Marketplace et de tout construire dedans, au fur et à mesure. 

Une autre alternative, comme celle proposée par Tradeshift et IBM, est de choisir une Marketplace déjà riche d’une masse importante de marchands et produits : cela représente plus de 10 000 fournisseurs pour 50 catégories d’achat. Comme le précise Frédéric Fayol, « Les négociations de prix qui sont faites sur la plateforme créent les conditions pour que la mise en concurrence opère ». 

Et l’utilisateur ne bouge pas son environnement. Accessible à l’ensemble des collaborateurs susceptible de passer commande, ce type d’environnement permet de faire du self sourcing dans un environnement sécurisé, avec des produits et services conformes. Cela permet aux utilisateurs d’être conformes plus facilement à la politique Achats. Les Marketplaces permettent notamment de traiter les petits achats, non pris en charge par les acheteurs concentrés sur les dépenses les plus critiques. 

Enfin, c’est un outil très utile et facile d’accès pour les petites sociétés, car il est très facile de s’y connecter, comme sur Amazon.

Simplifier sans tout repenser permet de changer et de modifier les usages sans changer tout son système d’e-procurement (une démarche par ailleurs difficile à imaginer, dans la mesure où beaucoup d’entreprises ont déjà des systèmes bien en place). Dans ce contexte, Tradeshift arrive comme une brique complémentaire de services, de produits et de contenus. Mais attention, l’outil ne fait pas tout ! Il faut simplifier le processus et augmenter la collaboration avant tout.