Avant l’entrée en vigueur de la Loi de modernisation de l’économie (LME) de 2008, certains délais de paiement des factures pouvaient aller jusqu’à 180 jours. Cette loi a permis d’abaisser le délai de paiement moyen à 51 jours. Mais les retards de paiement menacent encore aujourd’hui la trésorerie, voire la survie, des PME.
Le principal enjeu du retard de paiement pour les entreprises « mauvaises élèves » en la matière reste le risque de mauvaise réputation. En parallèle, l’amende, jusqu’alors plafonnée à 375 000 euros, est désormais passée à 2 millions d’euros, voire 4 millions d’euros en cas de récidive. Avec ces nouvelles mesures, les entreprises sont donc plus que jamais soumises à un enjeu d’optimisation de leurs délais et processus de paiement.
Quelles sont alors les étapes-clés pour optimiser les délais de paiement ? Et comment des solutions comme celles de Tradeshift peuvent-elles accompagner cette amélioration ?
Mettre en place un projet d’optimisation des délais fournisseurs : les étapes-clés
- Faire un état des lieux et construire une équipe projet
Après avoir identifié quels sont les problèmes rencontrés au sujet de ces délais de paiement et quels fournisseurs sont concernés, il est important de mettre en place une équipe projet dédiée.
- Sélectionner les bonnes parties prenantes
Un projet d’optimisation des délais de paiement solide doit impliquer trois partenaires : la Direction Finance, la Direction des Achats et la Direction des Systèmes d’Information. La Direction Générale doit être sensibilisée pour valider ou mieux, sponsoriser l’adoption de nouveaux outils et solutions. Une personne centrale, process owner, sera dédiée à ce projet.
- Mettre en place une vraie conduite du changement
Pas de changement sans management de ce changement ! Le but : gérer et évaluer sa réception en interne. Il s’agit de sensibiliser les top managers pour une diffusion du changement au sein des équipes. Cela peut passer par des réunions de sensibilisation.
- Convaincre les fournisseurs
En parallèle de la mise en place de l’amélioration du processus de paiement, l’entreprise doit convaincre ses fournisseurs d’abandonner la facture papier, au profit de l’envoi direct sur une plateforme technologique. Pour autant, elle ne peut imposer sa solution. L’enrôlement des fournisseurs nécessite donc un investissement humain à part entière.
- Renforcer les équipes comptables
Investir du temps et des moyens supplémentaires sur tous les postes est nécessaire pour supporter le changement. Dans certaines entreprises, cela a permis d’augmenter la proportion de règlements effectués dans les temps.
- Externaliser certaines tâches
La gestion des commandes ou le traitement des notes de frais peuvent être externalisés, pour réduire les délais de traitement.
La technologie au service de la réduction des délais de paiement
L’amélioration des délais de paiement est facilitée par l’utilisation des nouvelles technologies, notamment les solutions P2P. Ces solutions permettent d’identifier les risques d’allongement ou de dépassement des échéances. La mise en place d’un portail fournisseurs comme le propose Tradeshift peut aussi réduire les délais, grâce à un système de relance automatique. Cela permet aussi d’informer en temps réel les fournisseurs quant à la recevabilité de leurs factures.
Tradeshift, partenaire de l’optimisation du process de paiement
Les services et outils permis par la plateforme de Tradeshift accompagnent étroitement les entreprises dans l’amélioration de leurs délais de paiement.
- Une conformité renforcée : dès l’envoi des factures par le fournisseur, la conformité légale de la facture ainsi que les règles métiers demandées par l’acheteur sont vérifiées. Ainsi, la facture reçue est comptablement correcte. Il peut rester des soucis d’écart de prix, de quantité etc…
- L’intelligence artificielle au service de l’automatisation : l’intelligence artificielle au travers de plusieurs scénarios d’usage permet l’accélération du délai de traitement d’une facture. Par exemple : l’auto-imputation, l’assistance à la validation des factures sans commande, l’automatisation du rapprochement des factures avec les commandes etc…
- La validation du binôme Fournisseur : RIB présent dans la facture via un partenaire.
- Par exemple, l’option « Cash direct » permet aux fournisseurs de se financer par anticipation après deux ou trois jours, même si la facture n’a pas encore été validée. Cette technologie s’appuie sur du machine learning et des outils d’analyse du risque, à partir de l’historique contenu dans la plateforme. Ce risque est supporté par Tradeshift et son partenaire financier.
- Pour les dépenses liées à des fournisseurs peu récurrent, Tradeshift propose une solution « Tradeshift Go » qui intègre la technologie des cartes virtuelles. Elle aussi dans Tradeshift, consiste à remplir un formulaire indiquant ses intentions d’achat et le bénéficiaire de cet achat. Une fois le principe approuvé par le manager, le collaborateur dispose d’une carte virtuelle qui lui permet de régler ses achats avec le montant déjà provisionné sur la carte. Cela permet aussi de ne pas avoir à gérer dans son ERP ses fournisseurs peu récurrent.
Les solutions technologiques sont donc les meilleures alliées de la mise en place d’un projet d’optimisation des délais de paiement. La réussite de ce type de projet est cependant conditionnée par la mise en place d’une équipe dédiée et par la mise à disposition de forts moyens internes. Dans ce contexte de déploiement, une solution technologique comme Tradeshift intervient comme un facilitateur, qui assure fluidité et succès au projet.