Schaeffler est un fournisseur automobile et industriel de premier plan, connu pour la qualité de ses produits, sa technologie de pointe et son esprit innovant. Comme la plupart des entreprises, Schaeffler est en pleine transformation pour répondre à l’évolution du marché et tirer parti des nouvelles opportunités offertes par les technologies. Dans cet entretien, Stefan Bauerreis, directeur financier Europe de Schaeffler, explique comment il utilise la technologie pour transformer les services financiers de l’entreprise et tout le processus de la comptabilité fournisseurs.
Plusieurs tendances induisent des changements au sein de notre entreprise, explique Stefan. Les plus importantes sont les changements de notre industrie, comme le passage des moteurs à combustion traditionnels aux véhicules électriques. Ces changements modifient l’orientation de notre entreprise et favorisent l’innovation dans nos lignes de produits. Il y a aussi l’émergence de nouvelles solutions technologiques qui permettent d’automatiser les processus back-end et de transformer la façon dont ces équipes soutiennent l’entreprise.
Piloter l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
La comptabilité fournisseurs est un domaine auquel Stefan accorde une attention particulière. Il explique que Schaeffler a travaillé pendant plusieurs années à la digitalisation des factures entrantes en utilisant une solution de numérisation OCR. « C’était une première étape réussie dans la numérisation de la comptabilité fournisseurs », indique-il. « Mais nous pouvions aller plus loin pour automatiser le processus .»
Pour passer à l’étape suivante vers l’automatisation, Schaeffler a lancé un projet de facturation électronique. Stefan savait que ce ne serait pas facile, car son succès dépendrait entièrement de l’adoption par les fournisseurs de l’outil qu’ils avaient choisi. « Il était clair, dès le départ, que la plupart des fournisseurs n’étaient pas disposés à payer les frais souvent imposés par les fournisseurs de plateformes de facturation électronique », souligne-t-il. « Nous ne voulions donc pas aller voir nos fournisseurs et leur demander d’utiliser une solution qui améliorerait nos processus mais qui leur coûterait cher. Les relations avec nos fournisseurs sont importantes pour nous. Et nous devions nous assurer qu’ils tirent également profit de la plateforme de facturation électronique ».
Vu l’importance du projet, Stefan et son équipe ont passé beaucoup de temps à analyser le marché pour trouver la meilleure solution. « Nous recherchions une plateforme flexible et transparente, capable de s’adapter à la croissance de notre entreprise », explique-t-il. « Après avoir effectué une présélection, nous avons comparé chaque solution en fonction des fonctionnalités importantes pour nous. Et nous avons découvert que Tradeshift était la meilleure option ».
Après une première année positive d’utilisation de la plateforme Tradeshift, Schaeffler reçoit environ 25 % de l’ensemble de ses factures par le biais de Tradeshift. L’entreprise intègre également plus rapidement de plus gros fournisseurs à la plateforme. « Nous avons 80 fournisseurs enrôlés sur Tradeshift », précise-t-il. « Et d’ici trois ans, nous prévoyons que plus de 50 % de nos factures transitent par la plateforme. Cette évolution est conforme à nos prévisions. »
Lorsqu’on lui demande ce qui a contribué au succès du projet, Stefan répond clairement : la collaboration. « Tradeshift s’adapte à nos besoins et est facile d’utilisation, ce qui nous aide beaucoup. L’étroite collaboration entre les équipes Finance et Achats contribue également à la réussite du projet.
Pour tirer davantage parti de Tradeshift, la prochaine étape de Schaeffler consistera à utiliser la plateforme pour proposer un programme de financement des factures en souffrance à ses fournisseurs. « Cela apportera de la valeur ajoutée à la fois à Schaeffler et à notre supply chain », déclare Stefan. « Nos fournisseurs auront facilement accès à des liquidités bon marché et nous pourrons mieux optimiser notre fonds de roulement et atteindre nos KPI de trésorerie ».
Réussir la transformation digitale
La comptabilité fournisseurs n’est pas le seul domaine dans lequel Stefan opère une transformation digitale. Dans le cadre de ses fonctions, il gère divers marchés en Europe et en Afrique, ainsi qu’au Moyen-Orient et en Inde. Étant donné la nature éclectique de ces marchés, Stefan doit relever de nouveaux défis chaque jour. « Il n’existe pas de solution unique pour résoudre ces problèmes et cela rend mon travail très difficile », confie-t-il.
La technologie aide Stefan à surmonter ces défis. Il explique, par exemple, comment l’évolution des normes comptables et des exigences fiscales alourdit la charge administrative de son équipe finance. « Oui, ces changements sont un défi, mais la technologie, nous rend capables de nous adapter rapidement et de surmonter ces difficultés », affirme-t-il.
Mais il ne s’agit pas seulement de relever des défis. Le plus gros changement c’est la transformation du travail du service finance par la technologie. « Nous sommes en mesure de déployer notre équipe finance plus efficacement grâce aux gains d’efficacité que la technologie a généré », dit-il. Ils font moins de travail transactionnel et se concentrent davantage sur les tâches stratégiques qui ajoutent de la valeur à l’entreprise ».
Planifier l’avenir
Le succès de Stefan ne lui donne pas envie de se reposer sur ses lauriers. Il reconnaît que la technologie et l’industrie automobile évoluent rapidement. « Nous pensons toujours à l’avenir », indique-t-il. « Qu’il s’agisse d’adopter de nouvelles technologies pour favoriser l’automatisation et obtenir des gains d’efficacité, ou d’améliorer les compétences de l’équipe pour qu’elle puisse relever les défis de demain. Nous devons continuer à aller de l’avant, quoi que nous fassions. L’automatisation et la digitalisation ne se font pas toutes seules. Il faut de l’énergie et de la détermination pour amener les changements nécessaires et assurer la réussite de l’entreprise ».