L’enrôlement des fournisseurs est l’étape la plus critique d’un projet de facturation électronique. L’enrôlement des fournisseurs désigne le processus utilisé par les acheteurs pour collecter les informations et documents nécessaires pour évaluer, approuver et ajouter de nouveaux fournisseurs à leurs systèmes, ainsi que pour acheter des biens et des services à ces mêmes fournisseurs et effectuer des paiements à leur intention. Si vous réussissez cette opération, vous serez sur la voie d’un avenir entièrement numérique où la comptabilité fournisseur jouera un rôle stratégique dans l’entreprise. Par contre, si vous échouez, vous êtes condamné à traiter des documents papier et des PDF.

Malheureusement, les statistiques indiquent que la plupart des équipes chargées de la comptabilité fournisseur ne parviennent pas à inciter leurs fournisseurs à utiliser leur solution de facturation électronique. Selon Ardent Partners, moins d’un quart des fournisseurs utilisent la facturation électronique. Ce n’est pas suffisant, surtout dans le monde post-COVID. Vous devez enrôler vos fournisseurs et collaborer par voie numérique. 

Essayons de comprendre pourquoi si peu de fournisseurs utilisent la facturation électronique et pourquoi le choix de la bonne solution de facturation électronique est crucial pour atteindre vos objectifs d’enrôlement des fournisseurs. 

Pourquoi les fournisseurs n’adoptent-ils pas la facturation électronique ?

Faisons une expérience … Imaginez que je vous demande d’aller à la salle de sport tous les matins à 7 heures. Le feriez-vous ? Sans doute pas. Même si vous savez que cela vous serait bénéfique, comment pourrais-je me permettre de vous demander de modifier votre routine matinale ?

En fait, l’être humain pas câblé pour accepter de bon cœur n’importe quel changement qu’on lui demande. C’est ce qu’Alan Deutschman démontre dans son livre « Change or Die ». Il constate que même si nous pouvons tous changer notre comportement, nous sommes bien peu à le faire. En fait, une personne sur neuf changera son mode de vie, même après avoir appris que cela pourrait prolonger sa vie, lui redonner la santé, voire faire disparaître le diabète, l’hypertension et les maladies cardiaques. 

C’est pour des raisons similaires que les fournisseurs n’adoptent pas la facturation électronique. Ils ont conscience que la facturation électronique leur serait probablement bénéfique, mais elle a un coût. Ils doivent apprendre un nouveau programme, élaborer de nouveaux processus et s’adapter à un autre système. Tout cela demande du temps, de l’argent, de l’expertise et des efforts. Et de nombreux fournisseurs ne sont tout simplement pas prêts à payer le prix du changement. 

Choisir une solution de facturation électronique que les fournisseurs sont prêts à utiliser

Si vous voulez réussir votre projet de facturation électronique, notre conseil est simple : choisissez une solution qui crée de la valeur pour vos fournisseurs. Une solution qu’ils ont vraiment envie d’utiliser, même si cela implique quelques changements. C’est aussi simple que cela. 

Pour ce faire, vous devez choisir une solution qui :

Rende la facturation électronique gratuite pour les fournisseurs

Peu de fournisseurs sont prêts à payer pour utiliser votre solution de facturation électronique. C’est d’ailleurs surréaliste de penser que certains prestataires de facturation électronique fassent encore payer les fournisseurs pour utiliser leur plate-forme. Mais c’est leur problème. Ce que nous pouvons dire, c’est qu’il ne faut pas s’attendre à une franche adhésion si l’utilisation de votre plateforme est payante pour vos fournisseurs – choisissez-en une qui soit gratuite pour eux. 

Minimise le changement pour les fournisseurs

Lorsque vous traitez avec des PME, vous devez garder à l’esprit qu’elles ne disposent pas des mêmes ressources qu’une entreprise comme la vôtre. Pour elles, le changement est coûteux et elles ne sont pas forcément en mesure de se lancer dans la facturation électronique. Dans ce cas, pourquoi ne pas leur proposer une solution passerelle ? Donnez-leur la possibilité d’envoyer des PDF en choisissant une solution qui les convertit automatiquement en factures électroniques, et préparez-les à passer à la facturation électronique complète par la suite. Ainsi vous pourrez tout de même augmenter vos taux d’enrôlement et bénéficier de la plupart des avantages de la facturation électronique avec un impact minimal sur les processus de vos fournisseurs. 

Crée une valeur universelle pour les fournisseurs

Vous devez vous assurer que la solution que vous avez choisie présente une proposition de valeur claire et convaincante. Les fournisseurs doivent avoir la certitude que le système leur offrira réellement de la valeur pour que le coût du changement en vaille la peine. Choisissez par conséquent une solution qui leur facilite la tâche et leur apporte des informations sur leurs factures et leurs paiements qu’ils ne pourraient obtenir ailleurs. De plus, choisissez une solution qui leur permette de profiter de paiements anticipés sans aucune réserve ni complexité.

Organise le processus d’enrôlement des fournisseurs.

Il est facile de penser que tous les fournisseurs sont identiques. Mais ce n’est pas vrai. Tous vos fournisseurs sont différents. Ils ont chacun leurs propres motivations, challenges et spécificités. Il faut donc les traiter en conséquence. N’envoyez pas d’e-mails génériques demandant aux fournisseurs réticents d’utiliser votre solution de facturation électronique, mais contactez-les individuellement. Téléphonez-leur ou envoyez-leur un courrier électronique contenant des informations et des conseils sur la façon de se lancer dans la facturation électronique, adaptés à leurs besoins et à leur situation. 

Apporte de la valeur aux parties prenantes de la supply chain en interne

La comptabilité fournisseur n’a pas à supporter seule la charge de l’enrôlement. Votre fournisseur peut s’impliquer à 100 % et vous faire profiter de ses ressources et de son expertise pour vous aider à atteindre votre objectif. Il en va de même pour le service des achats, qui pèse lourd dans la balance auprès de vos fournisseurs. Demandez-leur donc de se rapprocher des fournisseurs qui font de la résistance. Ils seront plus enclins à le faire s’ils obtiennent également de la valeur en utilisant la solution.

Au-delà de 25 % d’adoption de la facturation électronique par les fournisseurs

De nombreux services de comptabilité fournisseur sont condamnés à l’échec dès qu’ils choisissent leur solution de facturation électronique. Ce n’est pas que la solution soit mauvaise d’un point de vue technique. Il est même possible qu’elle fasse tout ce qu’un acheteur souhaite. Mais tout cela n’a pas d’importance si cela ne crée pas de valeur pour leurs fournisseurs également.

N’oubliez pas : la solution le plus intéressante pour les acheteurs est aussi la plus intéressante pour les fournisseurs.

Pour en savoir plus sur le bon choix et la mise en oeuvre de la facturation électronique consultez notre guide sur la transformation digitale de comptabilité fournisseur.