Automatiser sa comptabilité fournisseurs peut parfois paraître un challenge insurmontable, d’autant plus pour les organisations importantes aux processus complexes. Il est donc courant d’identifier des freins à cette transformation d’un processus traditionnellement manuel vers de nouveaux processus automatisés à plus forte valeur ajoutée. Ces freins ne doivent cependant pas empêcher la digitalisation de la comptabilité fournisseurs car les entreprises ont tout à y gagner !
Dans une récente étude, le cabinet Ardent Partners met en évidence les efforts nécessaires à une transformation profonde de la comptabilité fournisseurs, tant en termes de ressources humaines que de temps alloué. Selon leurs analyses, ces efforts, correctement réalisés, offrent un retour sur investissement considérable, et sur le long terme.
De nombreuses entreprises sont aujourd’hui confrontées à ce dilemme : maintenir les processus existants ou transformer et digitaliser leurs organisations. Celles qui ont réussi cette automatisation ont pu tirer tous les bénéfices de ces nouvelles pratiques. Dans cet article, nous vous proposons de partager le retour d’expérience de 5 d’entre elles, qui, à travers la plateforme Tradeshift, ont su digitaliser leurs processus comptables fournisseurs.
1. Air France KLM
Principale compagnie aérienne française, acteur majeur sur son secteur, Air France KLM a dû très rapidement accélérer le développement de son référencement fournisseurs dans un contexte concurrentiel. Son principal challenge résidait dans l’intégration d’une multitude de prestataires et partenaires, de toutes tailles, à intégrer dans ses processus achats et comptables.
Les clés du succès d’Air France KLM : booster le taux de référencement de ses plus petits fournisseurs ! Pour cela Air France KLM a adopté la plateforme Tradeshift qui offre une valeur ajoutée significative aux fournisseurs : visibilité en temps réel sur l’état des factures, amélioration des délais de paiements, portails de référencement … Grâce à cela, ils ont été en mesure de bâtir une relation plus forte avec leurs prestataires, petits et grands.
2. Eberspächer
Fournisseur automobile de dimension internationale, le groupe Eberspächer fait face aujourd’hui à de nombreux enjeux de digitalisation, notamment sur ses processus comptables fournisseurs. Près de 500 000 factures papier sont traitées chaque année, un travail chronophage et fastidieux pour les équipes. Axe stratégique pour la comptabilité fournisseurs, le groupe a vite eu besoin de trouver des solutions pour faciliter le traitement des factures.
Les clés du succès d’Eberspächer : en automatisant sa solution de facturation électronique, Eberspächer s’est assuré une diminution du taux d’erreur et plus d’efficience dans les processus de facturation. Grâce à ça, cette transformation dans les processus a permis à la société d’obtenir davantage de remises notamment de la part de leurs fournisseurs.
3. ADM
Dans de nombreuses entreprises, la collaboration est primordiale au sein de la comptabilité fournisseurs, notamment chez Archer Daniels Midland (ADM), une multinationale américaine de l’agro-industrie. Avec près de 3000 factures à traiter manuellement chaque jour, le travail pour les équipes est colossal, sans parler du retraitement chronophage des potentielles erreurs avec les fournisseurs. Pour innover, ADM n’a eu d’autres choix que de simplifier au maximum ses processus de facturation notamment grâce à la digitalisation !
Les clés du succès d’ADM : au lieu d’avoir une multitude de systèmes, ADM a opté pour Tradeshift comme solution unique et mutualisée lui permettant à la fois de digitaliser le traitement des factures mais aussi de faciliter la relation fournisseurs. Les résultats parlent d’eux-mêmes : après l’intégration de Tradeshift en interne, ADM a vu ses taux d’escompte et de paiements conformes augmenter respectivement de 24% et de 30%. Le gain de temps annuel pour les équipes est lui estimé à 22 jours.
4. LGSS KLM
Acteur majeur des services partagés à destination du secteur public au Royaume-Uni, le groupe LGSS a fait de la conformité sa principale valeur, et même l’une de ses priorités. Pour pouvoir gagner en efficience et répondre aux exigences légales et réglementaires dans toute l’organisation, LGSS a dû se reposer sur de nouvelles technologies.
Les clés du succès de LGSS : LGSS a identifié dans la solution Tradeshift une plateforme de long terme, capable de répondre à toutes les exigences réglementaires et organisationnelles du groupe. Avec l’aide de Tradeshift, la société a été en mesure à la fois de collaborer et de construire ses propres processus directement depuis la plateforme tout en répondant à ses besoins de conformité légales et réglementaires.
5. NHS SBS
Le National Health Service Shared Business Services (NHS SBS) s’occupe du fonds public des services de santé britannique. La société traitait environ 30 000 factures à la main chaque jour, une volumétrie qui ne peut absolument plus être traitée de la sorte, au risque de ne jamais en voir la fin ! Ce véritable raz-de-marée de factures papier ne pouvait plus durer …
Les clés du succès de NHS SBS : Une seule solution : digitaliser. L’organisation a opté pour l’implémentation de Tradeshift afin de dématérialiser les processus de facturation et améliorer les relations avec les fournisseurs dans le but de créer de la valeur. En automatisant sa comptabilité fournisseurs, NHS SBS a réduit les coûts et surtout simplifié sa relation fournisseurs.
Un seul dénominateur commun
Aucune de ces organisations ne se ressemblent, néanmoins elles ont toutes quelque chose en commun : l’automatisation de leurs processus comptables fournisseurs. En s’appuyant sur la technologie, elles ont été capables de conserver leur avantage concurrentiel et de rester compétitives. Parfois difficile à apprécier lorsque l’on opère une transformation de sa comptabilité fournisseurs, à la fin, le ROI est toujours au rendez-vous.
En espérant que ces retours d’expériences servent d’inspiration à vos projets de transformation : aucune entreprise n’est trop grande ou trop complexe pour se transformer, et il n’y a pas de meilleurs moments que maintenant pour démarrer !